Automatisierung und Kreativität im Design – wie passt das zusammen? So widersprüchlich es auch klingt: Je mehr wir standardisierbare Aufgaben delegieren, desto mehr Raum entsteht für den kreativen Fluss. Denn Kreativität erfordert nicht nur Talent, sondern auch Muße und Konzentration – und genau diese werden uns oft durch die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben im Arbeitsalltag geraubt: E-Mails beantworten, Angebote verschicken, Kunden an Termine erinnern, Rechnungen erstellen, Leads verwalten, Dateien organisieren …
Mit KI-gestützter Automatisierung können viele dieser Aufgaben elegant im Hintergrund laufen. Die Tools agieren wie stille Assistent:innen, die strukturiert, erinnern und reagieren – ganz ohne, dass wir ständig eingreifen müssen. So bleibt mehr Energie für Konzeption, Design, Recherche und echte Kundenkommunikation auf Augenhöhe.
Automatisierung von Aufgaben schafft Raum für kreative Arbeit
KI und Automatisierung sind keine Zauberei – aber sie sind ein kluger Weg, um kreatives Chaos zu entlasten. Sie bringen Ordnung in Abläufe, minimieren Stressquellen und sorgen dafür, dass Energie dort ankommt, wo sie wirklich gebraucht wird: beim Denken, Gestalten und im Dialog mit Kund:innen. Wer sich nicht mehr um jeden Handgriff kümmern muss, hat den Kopf frei für das, was zählt – starke Ideen, präzise Umsetzung und echte Wirkung.
Und das Beste: Mit heutigen Tools wie Make.com, Zapier oder Notion AI ist es überraschend einfach geworden, sich solche digitalen Helfer:innen selbst zu bauen. Ganz ohne Programmierkenntnisse lassen sich wiederkehrende Abläufe definieren, Regeln aufsetzen und sogar interaktive Workflows gestalten – maßgeschneidert auf den eigenen kreativen Alltag.
Typische Aufgaben, die KI & Automatisierung übernehmen können
| Bereich | Was wird automatisiert? | Tools & Einsatz |
|---|---|---|
| Akquise & Leadpflege | Willkommens-E-Mails, Lead-Qualifizierung, Kontaktformulare auswerten | Make.com, Zapier, Brevo: Automatisierte Reaktionen auf Kontaktformulare mit Follow-up-Mailings oder Reminder an den eigenen Kalender |
| Angebot & Rechnungslegung | Angebote erstellen, Rechnungen generieren, Zahlungseingänge prüfen | Lexoffice, sevDesk, Billomat: Erstellung aus Templates, automatische Versendung und Zahlungserinnerungen |
| Content-Planung | Postings vorplanen, Themenvorschläge generieren, Social-Media-Automatisierung | Buffer, Notion KI, ChatGPT + Make.com: Inhalte planen, Texte vorschreiben lassen, Veröffentlichungen koordinieren |
| Projekt-Updates & Kund:innen-Kommunikation | Regelmäßige Projekt-Updates per Mail, Statusabfragen, Deadlines erinnern | ClickUp, Asana + Make, Trello Automationen: Automatische Benachrichtigungen, To-Do-Erinnerungen und Projekt-Reports |
| Dateien & Assets organisieren | Benennung, Sortierung, Ablage von Dateien | Notion, Google Workspace + Make, Dropbox Automatisierungen: Neue Kundendaten automatisch ablegen, Files nach Kategorien sortieren |
Praxisbeispiel:
Wenn ein:e potenzielle:r Kund:in ein Kontaktformular ausfüllt, passiert im Hintergrund Folgendes:
-
Make.com triggert automatisch eine persönliche Bestätigungsmail.
-
Die Anfrage wird als „Lead“ in Notion eingetragen, inklusive Zeitstempel.
-
Gleichzeitig wird ein Reminder in Google Calendar gesetzt, damit ich binnen 24h reagiere.
-
Eine vordefinierte Checkliste (z. B. für Branding-Projekte) wird ausgelöst, sodass ich nichts vergesse.
-
Kommt es zum Projekt, erstellen Sie Angebot & Rechnung direkt über Lexoffice, das mit Ihren Kundenstammdaten verknüpft ist.
So sparen Sie locker mehrere Stunden pro Woche – Zeit, die Sie stattdessen für Konzeptentwicklung, Designsprints, Strategiemeetings oder zur Markenpflege nutzen können.
Mehr kreativer Fokus durch weniger Routine-Ballast
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen in fünf klaren Schritten, wie Sie einfache, aber wirkungsvolle Automatisierungen erstellen können – ganz ohne Tech-Overload. Von der Identifikation der Zeitfresser bis zur reibungslosen Umsetzung mit den richtigen Tools.
Wie Sie in 5 Schritten eine Automatisierung umsetzen:
Beispiel: Angebot + Rechnung + Übergabe automatisieren
Von der ersten Anfrage bis zur finalen Projektübergabe – ein nahtloser Prozess, der mitdenkt und dafür sorgt, dass alle Schritte rund um Angebotserstellung, Rechnungslegung und Projektabschluss strukturiert, automatisiert und zuverlässig ablaufen. Ohne Excel-Chaos, Copy-Paste oder zeitraubende E-Mail-Ketten.
Stattdessen läuft im Hintergrund ein smarter Assistent, der Informationen bündelt, Dokumente erstellt, Fristen einhält und Kund:innen professionell begleitet. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft vor allem eins: mehr Raum für Kreativität, Beratung und hochwertige Umsetzung.
Welche Tools Sie benötigen:
- Make.com (Herzstück der Automation)
- Notion (Projekt- & Kundendatenbank)
- Lexoffice oder sevDesk (für Rechnungen)
- Google Drive oder Dropbox (für Dateiübergabe)
- Optional: Calendly, Typeform, Jotform, Slack, Figma, Canva
Workflow-Schritte im Überblick
| Schritt | Tool(s) | Was passiert? |
|---|---|---|
| 1. Anfrage erhalten | Kontaktformular (Webflow / Typeform / Jotform /Notion) + Make.com | Anfrage kommt rein, alle Daten werden in eine zentrale Kunden-Datenbank (z. B. Notion oder Google Sheets) übertragen |
| 2. Angebot erstellen | Notion + Make.com + PDF-Template oder Canva | Angebot wird automatisch befüllt (inkl. Datum, Projektumfang, Preis), als PDF exportiert und per Mail versendet |
| 3. Angebot angenommen? | Gmail / Outlook + Make.com + Checkbox oder Button in der E-Mail | Bei Bestätigung wird ein Projekt in deinem Tool (ClickUp, Asana o. ä.) erstellt |
| 4. Rechnung senden | Lexoffice oder sevDesk + Make.com | Rechnung wird automatisch erstellt, verschickt und Zahlungseingang überwacht |
| 5. Übergabe & Abschluss | Notion + Google Drive / Dropbox + Make.com | Nach Zahlungseingang wird ein automatischer Übergabe-Ordner geteilt + Abschlussmail mit Feedback-Link verschickt |
Zusätzliche Automatisierungen (optional)
- Reminder für unbeantwortete Angebote (nach 3–5 Tagen)
- Onboarding-Call automatisch im Kalender buchen
- Automatische Slack-Nachricht an Ihr Team (z. B. "Projekt XY ist jetzt live")
- Kundenarchiv automatisch erstellen (PDFs, Logos, Zugangsdaten bündeln)
Template-Tipps & UX-Extras
-
Nutzen Sie interaktive PDFs für Angebote (ausfüllbar + annehmbar mit einem Klick)
-
Bauen Sie eine kleine „Danke-Landingpage“ für die Übergabe – inkl. Quicklinks, PDF-Anleitungen und Kontaktdaten
-
Ergänzen Sie einen automatischen Feedback-Link in der Abschlussmail (z. B. mit Typeform oder Jotform)
